Peranan Komunikasi dalam Organisasi
Komunikasi ibarat oksigen bagi kehidupan manusia di dalam sebuah organisasi. Melalui komunikasi akan timbul partipasi individu anggota-anggota organisasi yang pada gilirannya partisipasi individu ini akan melahirkan kerja sama, dan ini merupakan hal yang sangat menunjang dalam mewujudkan tujuan organisasi.
Beberapa tujua komunikasi organisasi di antaranya adalah : memberikan informasi, sebagai umpan balik, pengendalian, menciptakan pengaruh, membantu pemecahan masalah, membantu pengambilan keputusan, mempermudah perubahan, pembentukan kelompok, dan penjaga pintu atau penyaring informasi.
Secara garis besar, kegiatan komunikasi melibatkan empat fungsi, yaitu : fungsi informatif, regulatif, persuasif dan integratif. Selain itu ada pendapat lain yang menyampaikan tiga fungsi komunikasi dalam organisasi formal yaitu fungsi perintah, fungsi relasional, dan fungsi manajemen ambigu.
Arus Informasi dalam Organisasi
Arah arus informasi dalam komunikasi organisasional mencakup dua bagian besar, yaitu : komunikasi internal dan komunikasi eksternal. Komunikasi internal adalah komunikasi yang berlangsung di antara orang-orang yang berada di dalam suatu organisasi. Komunikasi ini mencakup komunikasi vertikal (downward dan upward communication), horizontal, dan diagonal atau cross-channel communication. Sedangkan komunikasi eksternal adalah komunikasi yang terjadi antara suatu organisasi dan publik atau khalayak luar. Selain itu, dalam arus informasi dikenal pula istilah grapevine yang memiliki pengertian metode penyampaian pesan rahasia dari individu yang bukan dari saluran resmi.
Sementara itu, sifat aliran informasi dalam suatu organisasi ada tiga, yaitu serantak, berurutan, atau kombinasi dari keduannya. Dan dalam komunikasi organisasi terdapat pola-pola aliran informasi, yaitu pola roda dan pola lingkaran.
Arus Informasi di Dalam Organisasi
Pada dasarnya arus atau arah komunikasi di dalam sebuah organisasi dapat kita kategorikan menjadi dua kelompok besar, yaitu komunikasi internal dan komunikasi eksternal. Komunikasi internal yang dimaksud di sini adalah komunikasi yang berlangsung di antara orang-orang yang berada di dalam sebuah organisasi.
Orang-orang yang terlibat di dalam komunikasi internal ini antara lain adalah pihak manajemen, karyawan, dan sebagainya. Sedangkan yang dimaksud dengan komunikasi eksternal adalah komunikasi antara orang-orang yang berada di dalam organisasi dengan khalayak atau publik di luar organisasi, antara lain adalah khalayak atau masyarakat pada umumnya, pihak pers, pemerintah, pemegang saham dan sebagainya.
Di dalam komunikasi internal bisa kita bagi kembali ke dalam tiga kategori besar, yaitu
1. komunikasi vertikal,
2. komunikasi horizontal dan
3. komunikasi cross-channel atau komunikasi silang.
Yang dimaksud dengan komunikasi vertikal adalah arus komunikasi yang terjadi dari atas ke bawah atau disebut juga dengan downward communication dan arus komunikasi dari bawah ke atas atau disebut dengan upward communication.
Itu berarti di dalam komunikasi vertikal ini sendiri sudah terdapat dua arah atau dua arus komunikasi, yaitu dari atas ke bawah dan dari bawah ke atas.
Perbedaan mendasar dari dua arus di dalam komunikasi vertikal ini, downward communication berlangsung dari level atasan kepada level bawahan, atau bisa pula kita katakan sebagai komunikasi yang berasal dari tatanan manajemen kepada karyawan.
Terdapat lima fungsi dari pelaksanaan downward communication:
Fungsi pertama adalah pemberian atau penyampaian instruksi kerja atau job instruction. Contohnya antara lain perintah, arahan, penerangan, manual kerja, uraian kerja, dan sebagainya.
Fungsi selanjutnya adalah penjelasan dari pimpinan mengenai mengapa suatu tugas perlu dilaksanakan. Fungsi ini bertujuan agar pekerja atau karyawan mengetahui bagaimana tugas-tugas mereka berkaitan dengan tugas dan posisi unit atau individu lain yang ada di dalam organisasi, juga mengapa mereka mengerjakan tugas tersebut.
Fungsi ketiga adalah penyampaian informasi mengenai peraturan-peraturan yang berlaku, seperti bagaimana waktu kerja, cara pengaturan gaji, program pensiun, asuransi kesehatan, cuti, penghargaan, hingga hukuman.
Fungsi ke empat adalah penyampaian informasi mengenai bagaimana penampilan kerja. Penampilan kerja yang dimaksud di sini bukan hanya dalam artian penampilan fisik tapi juga termasuk kemampuan menjalankan pekerjaan dan memperhatikan daya tahan dalam keberhasilan kerja. Manfaat penyampaian informasi mengenai penampilan kerja ini adalah dengan penyampaian informasi tentang penampilan kerja ini diharapkan dapat memberi motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik lagi.
Fungsi ke lima adalah pemberian informasi mengenai bagaimana mengembangkan misi perusahaan.
Di dalam upward communication, arus informasi terjadi dari bawahan kepada atasan. Di dalam organisasi dengan sistem terbuka, arus informasi tidak hanya berlangsung secara updown, namun juga harus ada arus secara bottom-up. Dalam upward communication juga mempunyai beberapa fungsi sebagai berikut:
Fungsi pertama adalah penyampaian informasi mengenai pekerjaan ataupun tugas yang sudah dilaksanakan.
Fungsi kedua adalah penyampaian informasi mengenai persoalan-persoalan pekerjaan ataupun tugas yang tidak dapat diselesaikankan oleh seorang bawahan. Tentu saja ini bertujuan agar dapat segera dicari jalan keluar untuk setiap persoalan yang dihadapi oleh bawahan, sehingga setiap hal yang telah direncanakan dapat terus berjalan.
Fungsi ketiga adalah penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahan.
Komunikasi horizontal merupakan komunikasi yang terjadi secara mendatar atau sejajar diantara karyawan yang berada pada satu level. Hal ini dapat berupa pertukaran informasi diantara orang-orang yang memiliki hubungan dekat dalam unit kerja yang sama, tentu dengan tujuan untuk mengkoordinir pengerjaan tugas, bertukar informasi dalam rencana dan kegiatan, mengatasi masalah, mendapatkan pemahaman bersama, memusyawarahkan, negosiasi, dan menengahi perbedaan serta membangun dukungan interpersonal.
Ada beberapa cara yang bisa digunakan untuk pelaksanaan komunikasi horizontal, yaitu antara lain dengan mengadakan rapat komite yang biasanya mengkoordinasikan sesuatu, menyebarkan berbagai informasi, musyawarah dan pemecahan masalah, kemudian bisa pula dilakukan dengan percakapan telepon, memo dan catatan yang umum dilakukan di antara pekerja, melalui berbagai aktivitas sosial seperti olahraga bersama atau pun melalui interaksi informal pada waktu istirahat di kantin di mana biasanya kita akan bertemu dengan rekan-rekan dari unit lain.
Sedangkan komunikasi cross-channel atau komunikasi silang adalah komunikasi yang terjadi di dalam sebuah organisasi di antara seseorang dengan orang lain yang satu sama lain berbeda dalam kedudukan dan bagian. Contohnya, komunikasi yang berlangsung antara kepala bagian personalia dengan seorang mandor, di mana secara stuktural mandor berada di bawah koordinasi kepala bagian produksi, bukan kepala bagian personalia.
Budaya Organisasi : Suatu Konsep Menuju Efektivitas Organisasi
Pengertian Budaya Organisasi
Banyak definisi yang dikemukakan, baik oleh para ahli maupun praktisi mengenai budaya organisasi, satu di antaranya yang sangat operasional adalah : suatu nilai-nilai yang menjadi pedoman sumber daya manusia untuk menghadapi permasalahan eksternal dan usaha penyesuaian integrasi ke dalam organisasi, sehingga masing-masing anggota organisasi harus memahami nilai-nilai yang ada dan bagaimana mereka harus bertindak atau berperilaku. Budaya organisasi dapat bersumber dan dipertahankan melalui pendiri, seleksi, manajemen puncak dan sosialisasi. Budaya organisasi yang di dalamnya terdiri dari dua lapisan, yaitu : visible artifacts dan budaya itu sendiri perlu disosialisasikan kepada seluruh anggota dan dapat dipelajari dengan cara sederhana dan mudah, seperti melalui : cerita, acara-acara ritual, material, dan bahasa.
Budaya Organisasi Menuju Keberhasilan Organisasi
Robbins mengatakan bahwa ada empat variabel yang membuat efektivitas organisasi, yaitu organization’s culture, strategy, environment, dan technology. Budaya organisasi yang dapat menunjang keberhasilan organisasi adalah budaya yang kuat. Suatu budaya akan menjadi kuat apabila ditunjang oleh:
1) penyebaran nilai-nilai budaya, dan
2) tingkat komitmen anggota organisasi terhadap inti dari nilai-nilai yang ada.
Ada tujuh langkah untuk menentukan budaya organisasi yaitu :
1) mencari persepsi-persepsi yang ada dalam organisasi;
2) mencari persepsi mayoritas;
3) membuat key-words;
4) menentukan strategi sosialisasi;
5) pengaruh perencanaan strategi organisasi terhadap strategi implementasi budaya organisasi;
6) hasil key-words dituangkan ke dalam bentuk slogan;
7) proses sosialisasi budaya organisasi.
Budaya organisasi selain memberikan manfaat bagi individu di dalamnya juga memberikan manfaat bagi organisasinya itu sendiri. Ada empat budaya yang dapat dikembangkan pada sebuah organisasi, yakni;
1) budaya adaptasi;
2) budaya partisipatif;
3) budaya misi; dan
4) budaya konsisten.
Budaya organisasi bisa saja berubah bila terjadi sesuatu yang memungkinkan hal tersebut. Namun demikian, memelihara budaya organisasi tetap perlu dilakukan melalui 5 langkah, yaitu:
1) motivasi dari pimpinan;
2) keteladanan dari pimpinan;
3) organisasi harus adaptif terhadap subbudaya dan memperkayanya;
4) bimbingan dari pimpinan; dan
5) penjelasan dari pimpinan untuk saling bekerja sama di antara subbudaya yang ada.
Budaya Kerja Unggul sebagai Upaya Efektivitas Organisasi
Teori organisasi membahas persoalan apa yang membuat sebuah organisasi efektif, yaitu struktur organisasi yang tepat sehingga memiliki budaya kerja yang unggul. Budaya kerja yang unggul harus diaplikasikan dalam sebuah organisasi untuk mencapai keberhasilan atau efektivitas.
Budaya kerja pada sebuah organisasi biasanya dikaitkan dengan sistem nilai, norma, sikap, dan etika kerja yang dipegang oleh setiap karyawan. Empat elemen ini menjadi asas untuk mengawal setiap perilaku karyawan, cara mereka berpikir, berhubungan antara satu sama lain dan berinteraksi dengan lingkungannya. Nilai berperan sebagai alat ukur atau penentu dalam membuat suatu tindakan. Adapun norma merupakan peraturan-peraturan dan perilaku yang diterima dalam masyarakat. Sikap adalah kesediaan seseorang dari segi mental dan fisik untuk bertindak terhdap sesuatu. Etika adalah prinsip-prinsip kerja sama terbentuk dari gabungan unsur nilai, norma dan sikap yang disepakati bersama oleh kelompok.
Unggul selalu dikaitkan dengan peningkatan kualitas dan produktivitas. Untuk mendapatkan budaya kerja unggul atau cemerlang memiliki beberapa prasyarat, yaitu komitmen seluruh anggota, kesadaran akan pentingnya kualitas organisasi dan kesadaran akan sulitnya pencapaian keberhasilan serta hakikat keberhasilan yang tidak pernah berhenti pada sebuah terminal (sustain)
Budaya Organisasi
Terrence E. Deal dan Allan A. Kennedy mengatakan bahwa Budaya Organisasi adalah nilai-nilai dominan yang diterapkan oleh suatu organisasi. AB Susanto berpendapat bahwa Budaya Organisasi adalah nilai-nilai yang menjadi pedoman sumber daya manusia untuk menghadapi permasalahan eksternal dan usaha penyesuaian integrasi ke dalam organisasi, sehingga masing-masing anggota organisasi tahu bagaimana harus bertindak dan berprilaku.
Pada umumnya budaya organisasi terdiri atas dua lapisan, lapisan pertama adalah lapisan yang pada umumnya mudah dilihat dan sering dianggap mewakili budaya organisasi secara menyeluruh. Lapisan pertama ini sering disebut dengan istilah visible artifacts atau segala sesuatu yang dapat dilihat oleh mata manusia.
Contoh nyata dari visible artifacts adalah lambang sebuah perusahaan, pakaian seragam, bentuk bangunan, warna bangunan, kegiatan-kegiatan sosial, cerita-cerita mengenai sebuah perusahaan, hingga cara orang berprilaku dan berbicara juga dapat merupakan cerminan dari budaya organisasi orang yang bersangkutan. Intinya adalah visible artifacts merupakan segala sesuatu yang dapat dilihat oleh mata dan akan mencerminkan apa dan bagaimana perusahaan tersebut.
Lapisan kedua dari budaya organisasi sesungguhnya masih sangat erat kaitannya dengan budaya lapisan pertama, karena lapisan pertama yang disebut visible artifacts tadi tentu tidak muncul dengan sendirinya. Lapisan kedua hadir mewakili nilai-nilai yang lebih dalam dari para anggota organisasi. Lapisan kedualah yang melandasi kehadiran visible artifacts.
Lapisan kedua Budaya Organisasi terdiri atas nilai-nilai pokok, filosofi, asumsi, kepercayaan dan proses berpikir suatu organisasi.
Karena lapisan kedua ini melandasi kehadiran visible artifacts, maka lapisan kedualah yang sesungguhnya disebut budaya, sedangkan visible artifacts' merupakan wujud nyata dari budaya organisasi yang berupa nilai-nilai dasar, kepercayaan, asumsi dan sebagainya yang tidak dapat dilihat langsung melalui indera mata kita.
Proses pembentukan sebuah budaya organisasi memang tidak simple. Ada beberapa tahap yang biasanya dilalui dalam pembentukan budaya organisasi.
1. Tahap pertama adalah mencari persepsi-persepsi yang ada dalam perusahaan. Dalam mencari persepsi-persepsi yang ada di dalam perusahaan, diawali dengan mencari core values atau inti dari nilai-nilai yang ada dengan tujuan untuk menyeimbangkan antara persepsi tujuan dan misi organisasi dengan pola kerja anggota. Untuk memperoleh persepsi yang timbul pada anggota organisasi dapat dilakukan antara lain melalui wawancara, penyebaran kuesioner, melakukan survei dan penelitian.
2. Dari hasil pengamatan dan pengkajian pola kerja organisasi yang kemudian diketahui persepsi-persepsi yang ada di dalam perusahaan, maka langkah selanjutnya atau langkah kedua adalah mencari mayoritas persepsi. Caranya dengan mengelompokkan ke dalam dua kelompok besar, yaitu positif dan negatif, yang dapat disajikan dalam bentuk tabulasi dan daftar yang merupakan rangkuman dari keadaan sebenarnya. Dari daftar inilah dapat dilihat mengenai mayoritas persepsi anggota organisasi.
3. Langkah ke tiga adalah membuat key-words atau kata kunci. Dari daftar yang memperlihatkan mayoritas persepsi dibuatlah rangkaian kata yang menjadi inti dari pembentukan budaya organisasi yang akan disebarkan ke seluruh anggota dan lingkungan organisasi terkait. Setelah key-words itu terbentuk, tentu perlu disosialisasikan kepada seluruh pihak yang berkepentingan di dalam organisasi bersangkutan kan Bu. Untuk mensosialisasikan key-words yang telah terbentuk itu apakah ada strategi-strategi tertentu
4. langkah keempat pembentukan budaya organisasi yaitu menentukan strategi yang akan digunakan dalam mensosialisasikan budaya organisasi. Strategi ini terbagi dua, yaitu strategi bagi publik intern organisasi yang biasanya disebut dengan istilah inhouse campaign atau kampanye di dalam organisasi dan strategi bagi publik luar organisasi disebut dengan outside campaign atau kampanye di luar organisasi. Untuk publik intern yang terdiri dari seluruh karyawan ini inhouse campaign-nya biasanya dilakukan oleh manajer puncak, antara lain dengan menggunakan poster, juga gimmick product, misalnya emblem, gantungan kunci, kalender, t-shirt dan sebagainya. Sedangkan untuk publik ekstern, outside campaign bisa dilakukan dengan cara promosi, publisitas langsung, dengan menggunakan media dan lain sebagainya.
5. Langkah berikutnya atau langkah ke lima adalah menuangkan hasil key-words ke dalam bentuk slogan. Slogan ini dapat berbentuk satu ataupun beberapa kata yang merupakan akronim dari beberapa key-words yang telah disusun. Agar sebuah slogan menarik dan mudah diingat, sebaiknya dibuat ringkas, padat dan penuh makna.
6. Langkah selanjutnya yang merupakan langkah ke enam atau langkah terakhir adalah proses sosialisasi budaya organisasi yang telah terbentuk. Tadi kan telah saya jelaskan bahwa kita sebelumnya sudah harus menentukan terlebih dahulu strategi apa yang akan kita gunakan untuk sosialisasi budaya organisasi, nah sekaranglah waktunya untuk menjalankan strategi yang telah ditentukan sebelumnya itu.
Bagaimana mempelajari sebuah budaya organisasi lapisan kedua yang terdiri dari nilai-nilai dasar, keyakinan, sikap, perasaan dan sebagainya?
Untuk mempelajari sebuah budaya organisasi sebenarnya tidak terlalu sulit. Ini sering ditemui dalam kehidupan kita sehari-hari. Ada empat cara yang bisa dilakukan dalam mempelajari budaya suatu organisasi:
1. Dengan cerita. Biasanya anggota baru sebuah organisasi akan mendapatkan penjelasan mengenai sejarah berdirinya organisasi, ruang lingkup usaha, siapa saja yang menduduki posisi penting dan sebagainya. Dari sinilah budaya organisasi itu disosialisasikan.
2. Kemudian budaya organisasi suatu organisasi juga dapat dipelajari melalui acara ritual. Misalnya acara pemberian penghargaan bagi anggota organisasi yang berprestasi. Melalui acara tersebut tentu saja diharapkan hadir seluruh anggota organisasi. Biasanya melalui event atau acara seperti ini para anggota organisasi diinformasikan mengenai kriteria berprestasi yang merupakan salah satu tuntutan profesionalisme kerja, dan tentunya merupakan bagian dari budaya organisasi. Acara lainnya seperti darmawisata tahunan yang diprakarsai organisasi dan diikuti oleh seluruh anggotanya juga merupakan salah satu cara untuk lebih mendekatkan anggota sebuah organisasi dengan budaya yang ada.
3. Materi atau barang-barang tertentu bisa menjadi simbol yang menunjukkan budaya sebuah organisasi, seperti pakaian seragam, disain eksterior maupun interior sebuah bangunan atau kantor, dan sebagainya bisa merupakan simbol dari budaya organisasi sebagai ciri khas suatu organisasi.
4. Kemudian cara terakhir dalam memperkenalkan budaya sebuah organisasi adalah melalui bahasa. Saat ini tentu banyak sekali kan berbagai organisasi yang memiliki logo atau motto yang mencerminkan budaya organisasinya.
Sumber referensi : Jenny Ratna Suminar, Soleh Soemirat, Elvinaro Ardianto (2015). Komunikasi Organisasi (SKOM4329). Tangerang Selatan: Universitas Terbuka
EmoticonEmoticon