Kebijakan Komunikasi Organisasi
Kebijakan didefinisikan sebagai pernyataan umum yang dirancang untuk pedoman berpikir bagi setiap orang mengenai pengambilan keputusan dalam suatu organisasi. Pernyataan kebijakan memandu anggota organisasi pada tingkatan yang harus dilakukan dalam suatu situasi tertentu.
Lima syarat kebijakan dapat dikatakan efektif adalah mencerminkan tujuan organisasi, konsisten secara internal, memberikan keleluasaan dalam pengambilan keputusan, dibuat secara tertulis, dan dikomunikasikan kepada anggota organisasi.
Kebijakan komunikasi didefinisikan sebagai suatu penempatan tujuan yang ingin dicapai organisasi dengan memandang komunikasi. Kebijakan komunikasi ini biasanya mencakup garis pedoman dalam arus komunikasi, iklim komunikasi organisasi, kepuasan kerja, serta kepuasan komunikasi.
Burhan (1971) mengembangkan Communication Policy Preference Scale (Skala Pilihan Kebijakan Komunikasi) yang terdiri dari 35 item. Secara garis besar item-item pada skala tersebut menjawab lima pertanyaan besar berikut, yaitu mengapa berkomunikasi, apa yang harus dikomunikasikan, kapan komunikasi terjadi, siapa yang terlibat dalam komunikasi, dan bagaimana seharusnya manajemen organisasi berkomunikasi dengan karyawannya.
Iklim Komunikasi Organisasi
Seperti halnya iklim fisik atau iklim alam yang terdiri dari gabungan suhu, tekanan udara, kelembaban, sinar matahari, curah hujan serta kekuatan dan arah angin, maka iklim komunikasi adalah gabungan dari perilaku manusia, persepsi terhadap suatu peristiwa, respons antartenaga kerja, harapan-harapan, konflik-konflik interpersonal, dan kesempatan untuk berkembang dalam sebuah organisasi sepanjang tahun yang dirata-ratakan dari sejumlah tahun (Pace, 1983:124)
Setiap lingkungan kerja memiliki atmosfer kerja yang berbeda. Gibb (1986) dalam Curtis (1992) membagi iklim ke dalam dua kategori yaitu Supportiveness Climate (Iklim Mendukung) dan Defensive Climate (Iklim Bertahan). Kedua jenis iklim tersebut saling bertolak belakang satu sama lain. Iklim mendukung mempunyai karakteristik deskripsi, orientasi masalah, spontanitas, empati, kesamaan, dan provisionalisme. Sementara itu, iklim bertahan mempunyai karakteristik evaluasi, kontrol, strategi, kenetralan, keunggulan, dan kepastian.
Manajemen Konflik dalam Komunikasi Organisasi
Rintangan Komunikasi Organisasi
Dalam komunikasi organisasi, hal-hal yang menjadi rintangan komunikasi dapat berasal dari proses pengiriman dan penerimaan pesan atau faktor personal, serta dari fungsi sistem organisasi itu sendiri atau faktor organisasional.
Faktor personal lain yang sangat penting dalam memberikan kontribusi sebagai rintangan adalah persepsi manusia. Ini karena persepsi dapat mempengaruhi kemampuan manusia dalam memandang dan memahami suatu realita. Orang yang berbeda dapat mempunyai pemahaman yang berbeda terhadap suatu realita yang sama.
Sementara itu, faktor organisasional yang bisa memberikan kontribusi untuk menjadi rintangan komunikasi organisasi adalah kedudukan atau posisi dalam organisasi, hierarki dalam organisasi, keterbatasan komunikasi, hubungan yang tidak personal, sistem aturan dan kebijaksanaan, spesialisasi tugas, ketidakpedulian pimpinan, prestise, dan jaringan komunikasi itu sendiri.
Usaha-usaha yang dapat dilakukan untuk mengatasi rintangan komunikasi tersebut adalah menetapkan lebih dari satu saluran komunikasi, menciptakan prosedur untuk mengimbangi distorsi pesan, menghilangkan pengantara antara pembuat keputusan dengan pemberi informasi, dan mengembangkan pembuktian gangguan pesan.
Konflik dan Kekuasaan dalam Organisasi
Tidak dapat dipungkiri, hampir semua organisasi pernah mengalami konflik. Konflik organisasi dapat terjadi pada berbagai tingkatan, yaitu pada tingkat interpersonal, antarkelompok, dan antarorganisasi (Miller, 2000:184). Ada banyak hal yang dapat menjadi penyebab timbulnya konflik dalam sebuah organisasi, baik yang berasal dari foktor internal maupun dari faktor eksternal. Penyebab internal merupakan penyebab yang berasal dari dalam organisasi, terutama dari diri anggota-anggota organisasi itu sendiri. Sedangkan penyebab eksternal adalah penyebab yang datang dari pihak lain di luar organisasi tersebut.
Konflik pada umumnya dianggap sebagai hal yang akan selalu membawa dampak negatif dan dapat menghancurkan organisasi. Pandangan ini tidak seluruhnya benar, karena konflik juga ternyata dapat menimbulkan dapampak positif yang membangun. Konflik dapat mendukung tercapainya tujuan organisasi, atau sebaliknya menghambat pencapaian tujuan tersebut.
Pimpinan organisasi harus memiliki kemampuan mengetahui gejala konflik agar dapat mencegah, mengarahkan, atau menghilangkannya. Menyelesaikan suatu konflik memang bukan pekerjaan yang sepele, berbagai hal harus dipertimbangkan agar dapat menghasilkan keputusan dan tindakan terbaik. Sebenarnya hal yang penting untuk dilakukan pimpinan adalah mencegah timbulnya konflik yang dapat mengarah negatif. Bila upaya pencegahan tidak dapat dilakukan, maka konflik harus diketahui sedini mungkin agar tidak berkembang menjadi parah. Ada lima karakteristik yang perlu ada untuk sebuah manajemen konflik (de Vito dalam Curtis, 2000:58), yaitu keterbukaan, empati, sikap mendukung, sikap positif, dan kesamaan.
Peran Pemimpin dalam Organisasi
Pemimpin adalah manajer & komunikator yang memegang peran besar bagi kelangsungan suatu organisasi. Maka penting bagi mahasiswa untuk mengetahui apa saja peran seorang pemimpin di suatu organisasi. Di topik ini akan diuraikan peran-peran seorang pemimpin di sebuah organisasi atau perusahaan yang tercakup dalam kegiatannya sehari-hari, yaitu:
- peran antarpersona
- peran informasional
- peran memutuskan
Ada tiga peran antarpersona yang mendasar dari seorang pemimpin:
1. peranan tokoh (figurehead role), disebabkan krn kedudukannya sebagai kepala suatu organisasi atau perusahaan. Peran ini meliputi tugas yang bersifat keupacaraan (ceremonial nature). Contoh: memimpin upacara bendera di kantor, diundang utk peringatan hari-hari nasional, pembukaan sebuah proyek, ulang tahun instansi, pernikahan rekan manajer, dsb.
2. peranan pemimpin (leader role). Seorang pemimpin bertanggung jawab akan kelancaran pekerjaan yang dilakukan bawahannya. Jenis-jenis kegiatan yang bersangkutan langsung dengan kepemimpinannya pada semua tahap manajemen: penentuan kebijaksanaan, perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, pengawasan, dan penilaian, atau lebih dikenal dengan pekerjaan manajerial. Sedangkan jenis kegiatan yang tidak berkaitan langsung dengan kepemimpinan antara lain memotivasi karyawan.
3. peranan penghubung (liaison role), dalam peran ini seorang manajer melakukan komunikasi dengan pihak-pihak di luar jalur komando vertikal, secara formal & informal.
Ketiga peran di atas disebut peran antarpersona karena dilakukan secara antarpersona formal & informal sehingga banyak informasi yang diperoleh untuk kemajuan organisasi atau perusahaan.
Fungsi seorang pemimpin bagi organisasinya bagaikan pusat syaraf yang berada di tengah-tengah jaringan kontak dengan semua pihak yang berhubungan dengan organisasi/perusahaan bersangkutan. Ia harus mengetahui informasi tentang organisasi atau perusahaannya lebih banyak dari siapa pun juga. Peran ini ada tiga yakni:
1. peranan monitor (monitor role) mengawasi jalannya roda organisasi atau perusahaan sesuai rencana dan target, juga menghimpun segala macam informasi dari berbagai pihak untuk kelancaran organisasi atau perusahaan.
2. peranan penyebar (disseminator role) menyebarkan segala macam informasi yang telah diperoleh (biasanya dari luar organisasi) ke seluruh anggota organisasi.
3. peranan juru bicara (spokesman role) memberi informasi kepada pihak-pihak yang berada di luar organisasi.
Manajer adalah sebagai pengambil keputusan (decision maker) semua kebijakan organisasi. Peran sebagai pengambil keputusan ini meliputi:
1. peranan wiraswasta (entrepreneur role). Di sini pemimpin harus tanggap dengan perubahan yang terjadi di luar organisasi/perusahaan dengan sangat cepat dan pemimpin harus future minded (berpikir jauh ke depan) agar dapat selalu menemukan ide-ide baru untuk dikembangkan yang mengikuti perubahan di sekitarnya.
2. peranan pengendali gangguan (disturbances handler role). Dalam peran ini seorang pemimpin harus dapat mengatasi setiap masalah yang terjadi di dalam organisasi/perusahaan, seperti terjadinya pemogokan karyawan, konsumen/pelanggan beralih ke produk lain, dan sebagainya.
3. peranan penentu sumber (resource allocater role). Peranan ini mencakup menentukan atau memutuskan pekerjaan apa yang harus dilakukan, siapa yang akan melakukan, dan bagaimana pekerjaan itu akan dilakukan.
4. peranan perunding (negotiator role). Pemimpin melakukan perundingan dengan berbagai pihak yang berkaitan dengan organisasi yang dipimpinnya mulai dari hal-hal yang resmi hingga yang tidak resmi seperti gaya hidup (way of life) perusahaan/organisasi yang dipimpinnya.
Sumber referensi : Jenny Ratna Suminar, Soleh Soemirat, Elvinaro Ardianto (2015). Komunikasi Organisasi (SKOM4329). Tangerang Selatan: Universitas Terbuka
- peran antarpersona
- peran informasional
- peran memutuskan
Ada tiga peran antarpersona yang mendasar dari seorang pemimpin:
1. peranan tokoh (figurehead role), disebabkan krn kedudukannya sebagai kepala suatu organisasi atau perusahaan. Peran ini meliputi tugas yang bersifat keupacaraan (ceremonial nature). Contoh: memimpin upacara bendera di kantor, diundang utk peringatan hari-hari nasional, pembukaan sebuah proyek, ulang tahun instansi, pernikahan rekan manajer, dsb.
2. peranan pemimpin (leader role). Seorang pemimpin bertanggung jawab akan kelancaran pekerjaan yang dilakukan bawahannya. Jenis-jenis kegiatan yang bersangkutan langsung dengan kepemimpinannya pada semua tahap manajemen: penentuan kebijaksanaan, perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, pengawasan, dan penilaian, atau lebih dikenal dengan pekerjaan manajerial. Sedangkan jenis kegiatan yang tidak berkaitan langsung dengan kepemimpinan antara lain memotivasi karyawan.
3. peranan penghubung (liaison role), dalam peran ini seorang manajer melakukan komunikasi dengan pihak-pihak di luar jalur komando vertikal, secara formal & informal.
Ketiga peran di atas disebut peran antarpersona karena dilakukan secara antarpersona formal & informal sehingga banyak informasi yang diperoleh untuk kemajuan organisasi atau perusahaan.
Fungsi seorang pemimpin bagi organisasinya bagaikan pusat syaraf yang berada di tengah-tengah jaringan kontak dengan semua pihak yang berhubungan dengan organisasi/perusahaan bersangkutan. Ia harus mengetahui informasi tentang organisasi atau perusahaannya lebih banyak dari siapa pun juga. Peran ini ada tiga yakni:
1. peranan monitor (monitor role) mengawasi jalannya roda organisasi atau perusahaan sesuai rencana dan target, juga menghimpun segala macam informasi dari berbagai pihak untuk kelancaran organisasi atau perusahaan.
2. peranan penyebar (disseminator role) menyebarkan segala macam informasi yang telah diperoleh (biasanya dari luar organisasi) ke seluruh anggota organisasi.
3. peranan juru bicara (spokesman role) memberi informasi kepada pihak-pihak yang berada di luar organisasi.
Manajer adalah sebagai pengambil keputusan (decision maker) semua kebijakan organisasi. Peran sebagai pengambil keputusan ini meliputi:
1. peranan wiraswasta (entrepreneur role). Di sini pemimpin harus tanggap dengan perubahan yang terjadi di luar organisasi/perusahaan dengan sangat cepat dan pemimpin harus future minded (berpikir jauh ke depan) agar dapat selalu menemukan ide-ide baru untuk dikembangkan yang mengikuti perubahan di sekitarnya.
2. peranan pengendali gangguan (disturbances handler role). Dalam peran ini seorang pemimpin harus dapat mengatasi setiap masalah yang terjadi di dalam organisasi/perusahaan, seperti terjadinya pemogokan karyawan, konsumen/pelanggan beralih ke produk lain, dan sebagainya.
3. peranan penentu sumber (resource allocater role). Peranan ini mencakup menentukan atau memutuskan pekerjaan apa yang harus dilakukan, siapa yang akan melakukan, dan bagaimana pekerjaan itu akan dilakukan.
4. peranan perunding (negotiator role). Pemimpin melakukan perundingan dengan berbagai pihak yang berkaitan dengan organisasi yang dipimpinnya mulai dari hal-hal yang resmi hingga yang tidak resmi seperti gaya hidup (way of life) perusahaan/organisasi yang dipimpinnya.
Sumber referensi : Jenny Ratna Suminar, Soleh Soemirat, Elvinaro Ardianto (2015). Komunikasi Organisasi (SKOM4329). Tangerang Selatan: Universitas Terbuka
EmoticonEmoticon